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知名设计公司 IDEO 做简报,先从「酒吧测试」下手
时间:2023-05-20    发布人:admin    点击数:17

「故事」是振奋我们团队、使团队齐心为共同目标努力的方式。 ── Nicole Kahn

知名设计公司 IDEO 做简报,先从「酒吧测试」下手

IDEO 专案总监 Nicole Kahn 指出,最重要的是,我们知道设计背后若没有一个好故事,客户也无法接受。所以,我们希望确保我们所有设计师都将自己定位成「说故事的人」。

知名设计公司 IDEO 做简报,先从「酒吧测试」下手

Kahn 与他的说故事团队在跨国活动中帮忙提倡这个说故事哲学,他们的目标是:找出优秀简报的模式,同时也给设计师机会谈谈究竟是什么启发他们的创意,并聆听同侪的实质回馈。

经过上述过程的淬炼,Kahn 和她的团队归结出以下的想法。

找到属于您的故事

实行一个「酒吧测试」(Bar Test)吧!

为什么是酒吧呢? Nicole Kahn 这么解释,酒吧是友善的、社交的场所,当然,但真正重要的某些事情就这么在酒吧发生了:当您在酒吧,您使用最直接的语言;您确保您说的每句话有趣且引人入胜;您不会引用大量的数据;您也不会用官腔的方式谈吐。

酒吧的经验显示,人们都拥有讲述好故事的直觉,但在工作时都遗忘自己拥有这个直觉。

想像我们讲故事给朋友听的情景,再再证明说故事是我们的本能。

Nicole Kahn 指出,当我们处理一个专案时,关于专案的故事总数多得惊人,我们等不及把所有故事都分享给其他人,让他们知道我们已经做了什么,但是我们不能这样做。实行「酒吧测试」,让我们更容易回答「重点是什么?」

IDEO 设计师在组织简报之前,他们会讲给其他人听──通常是陌生人。请对专案完全陌生的同事花 15 分钟时间聆听(简洁是关键),询问他是否理解简报重点。

Nicole Kahn 强调:

当您讲述给同事听时,注意所有的小细节,包括他们将眼神移开、玩手机的举动。以及他们什么时候点点头、什么时候用「嗯哼」回应、哪些时刻他们感到惊喜与愉悦, 藉由观察观众的举动从中发现究竟什么是让人印象深刻、有共鸣的内容。

建立骨架

实行酒吧测试后,简报骨架将慢慢浮现。

:连结所有部分的核心,也就是您最初为什么要讲这个故事的原因。

:提供经验的质感,让观众像是真正经历一趟旅程,并赋予情节张力。

:告诉观众您的感受,暗示他们应该像您这样感受。

注意,讲述让人身历其境的轶事,并不是要像电影般多精彩丰富,简报者不要有压力。 Nicole Kahn 举例说明很简单就能是一个轶事:

一个星期三的晚上,正当外头风浪很大,四名说故事的人在建筑内咯吱作响的地板上跳舞。Nicole Kahn 表示当她告诉观众这个故事的当下,观众就像是和她一起在那个建筑内一般,儘管这是个无聊的故事。儘管什么事都没发生,但轶事帮助您将故事骨架突显出来。

同样地,反思的片刻应该在您简报的过程中不断出现,帮助您获取观众的注意力,创造与观众的亲密感。Nicole Kahn 表示,她会这样说:当我遇到 Sandy,她说了某一件事情,我就知道我们此时此刻正往好的方向前进。(暗示观众也应该这么想:此时此刻正往好的方向前进)

对您的观众这么说:「这对我来说是很重要的一点」,以便暗示他们「对你们来说这也应该很重要」。

当您把以上三个成分连结在一起,恭喜您已经找到您要的故事了。

创作您的故事

少点文字,多些视觉

网路上充斥着太多简报投影片的原则,事实上您需要记住的唯一一条便是: 。

这个道理看似简单,但却执行起来却有许多限制。 Nicole kahn 表示,最重要的是运用视觉图像背后的逻辑:

当您使用视觉图像为主,极少的文字简报时,您使观众不得不仰赖讲者来获取资讯,掌控权落在讲者身上,而非投影片掌控。

当您用塞满字的简报报告时,您等同是放弃您说故事的权力,甚至还要奋力争取大家的注意力。Nicole Kahn 进一步说明背后的原因:

当讲者在投影片放上文字海,您的角色和解说就变得相当多余。因为在您讲解的时候,观众也会试图阅读投影片上的文字──观众读的速度甚至还比您讲得更快。一点好处都没有。

不过,若是投影片上面都不放字,那倒底要如何记得所有讲稿?

Kahn 建议使用者运用投影片软体 Keynote 或 PowerPoint 的备忘稿功能。不过她也强调:

我不会逐字看我的备忘稿,但这些备忘稿可以让我不偏离大方向。大方向的意思就说,您只需要把重点条列下来就好。 。

登上讲台前,一切準备就绪的方法:练习。

Nicole Kahn 表示:儘管 IDEO 内部团队通常都在会议开始前 5 分钟才準备好简报,也就是说我们事实上是不花任何时间排练的。这其实是因为「排练」似乎与 IDEO 的哲学相反,IDEO 认为创意是突然发生的(spontaneous),并希望员工都能在报告新点子时,让它们看来是自然、浑然天成的。不过这显然大错特错。因为, 。

口头简报决定专案的生死。

排练时,最好慎选一位「故事教练」。最好的故事教练不会大力抨击您的内容,他们会聚焦在如何将现有的材料从「好」变到「极佳」;并且可以点出故事哪里有断层?哪些点可以强化?哪些趣闻轶事可以更简化?或是哪些轶事可以放大它的娱乐效果?

请谨记:您想让口头简报越自然越好,您就会需要越仔细、越有意识地去创作故事的每个部分。每个部分都是您需要传达的重点,简报不是日常生活的普通谈话。这也是为什么伟大的简报专家 David Kelley 与 Tim Brown 花大量的时间练习。

试试讲一场 IDEO 式的简报

并请一位对主题完全陌生的人帮助您思考出重点,即人们对哪些方面有兴趣,并帮助您决定讲故事的节奏。

,若您有使用投影片的话,儘量使用视觉为主体,文字为辅的方式製作投影片,使故事掌控权落在您身上,而非投影片上,获取人们更多的注意力。

,找一个您认为能够提供您相关、实用回馈的人,帮助您把报告作到最好。

资料来源: This Advice From IDEO's Nicole Kahn Will Transform the Way You Give Presentations

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